TEMA No. 13 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

TEMA No. 13
REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INDICADOR DE LOGRO: Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad, ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Es por ello, que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos más usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cuáles son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura, no solo sabrá cómo redactar estos documentos administrativos, sino también sabrá cuando emplearlos y qué se necesita para su entrega.

EL MEMORANDO

Es un documento simplificado de uso muy difundido en organismos del estado y las del

sector privado ya que es flexible, practico, breve y directo.

El memorándum ("que debe recordarse"), es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo al personal de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel tamaño carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. De lo anterior, se deduce claramente que este documento emana de los mandos superiores para transmitir instrucciones o recordar información a los subalternos. Nunca en sentido contrario.  Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorándum,

pero  hay  instituciones  que  se  delimitan  al  usar  el  oficio  para  su  comunicación  externa  y  el

memorando  para  la  interna.  Este  último  por  ser  un  documento  de  vasta  utilización,  algunas

instituciones mandan a imprimir formatos de memorandos para facilitar su redacción.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro

de la institución.

Este  memorando  se  usa  al  margen  de  nivel  o  jerarquía.  Por  ejemplo:  entre  el  gerente  y  la

secretaria, entre el director y un profesor de un colegio, etc.

CLASES:

1. Memorando simple:

se utiliza  para comunicar disposiciones;  remitir, pedir o transcribir

documentos; dar a conocer realización de actividades o ejecución de  tareas  en general a un

solo destinatario.

2. Memorando  múltiple:

se  usa  para  dar  a  conocer  disposiciones  o  cualquier  otra

información en forma simultánea a varios destinatarios.

FACULTAD PARA FIRMAR EL MEMORANDO:

Esta facultad la poseen todos los servidores de una institución, sin discusión alguna.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

A continuación se presenta el ejemplo de memorándum más utilizado:

Cía. ESTRELLA AZUL, S. A.

Panamá, 21 de diciembre de 2012.

Vía Transístmica 45, Panamá

MEMORÁNDUM

PARA: Mauricio del Moral, Director del Departamento de Publicidad y Mercadeo

DE: Luz María Durán, Gerente de Ventas

ASUNTO:   Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 26 de diciembre de 2012. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a ud.

Atentamente

Luz María Durán

Gerente de Ventas

Cía. ESTRELLA AZUL, S.A.[1]

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[1] http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html

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    LA CARTA
Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.

ÁREA DE DIFUSIÓN:
Se difunde en:
Las empresas y demás entidades, estableciendo comunicación a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas.
Entre personas naturales, para que se comuniquen entre sí y con las empresas públicas o privadas.

PARTES:
•    1. Membrete.
•    2. Lugar y fecha.
•    3. Código.
•    4. Destinatario.
•    5. Asunto.
•    6. Texto.
•    7. Antefirma.
•    8. Firma y posfirma (sello si hubiera).
•    9. ¨con copia¨.
•    10. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:
•    Nombre del año.
•    La línea de atención.
•    Referencia.
•    Vocativo.
•    Anexo.

CLASES:
•    1. Por el número de destinatarios:
•    Carta simple: solo tienen un destinatario
•    Carta circular: tienen más de un destinatario.

•    2. Por el tema que tratan:
•    Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e instituciones.
Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios.
El apoderado puede renunciar a la representación conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicación cursada a él (carta de renuncia).
El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio.
•    Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos comerciales.
•    Carta notarial: se firma con el remitente legalizado por notario público.
•    Carta familiar: trata según la familia y sus intereses.

•    3. Otros tipos:
•    Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces necesita la intervención de notario público y otras no.
•    Carta con carácter de declaración jurada: carta simple que se presenta a las entidades del sector público con el propósito de cumplir ciertas exigencias legales.
•    Carta-Solicitud de empleo: es un documento mixto, por su forma es una carta y por su contenido se parece a una solicitud. Se utiliza cuando se quiere dirigir a una empresa pública para ser considerado como postulante para cubrir una plaza de algún empleo.

FACULTAD PARA FIRMAR LA CARTA:
La poseen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas.

                                                                 
                                                                          MODELO:

                                                 1) REPRESENTACIONES CAPPELLETTI
                                                          Ave. República de Panamá 1255
                                                              Tel. 4552378 fax 4897687
                                                                    Panamá 5 - Panamá
                         
                                                                               2) Panamá, 13 de febrero del 2011
                                                                   
                                                                 3) CARTA Nº 006-11

4) SEÑORA
GUMERCINDA GUERRERO GONZÁLEZ.
SANTIAGO, VERAGUAS

5) ASUNTO: REMISIÓN DE PEDIDO TELEFÓNICO.

6) Es grato dirigirnos a usted para hacer de su conocimiento que su pedido telefónico del día 12 del presente ha sido enviado el día de ayer por medio de la Empresa de Transportes Los Libertadores S.A y esperamos que pueda recibirlo a la brevedad posible a su entera satisfacción.
Sin otro particular y como siempre a la espera de sus gratas órdenes, nos despedimos hasta otra oportunidad.

7) Atentamente.

8) JOSÉ ALVARADO RISCO
Gerente general

9) c.c.: Almacén
Archivo.

10) JAR/nfe.

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    EL INFORME
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentación curricular; un ingeniero, sobre la ejecución de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe, por propia iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de una comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigación que ha realizado su comisión.

ÁREA DE DIFUSIÓN:
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.

CLASES:
Existen diferentes tipos de informes, entre ellos, los ordinarios, extraordinarios y técnicos, teniendo en cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en su redacción y la regularidad con la que se presentan.

1. El informe ordinario: lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas. El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.

2. El informe extraordinario: lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

3. El informe técnico:
Un informe técnico es el resultado de trabajo de investigación, de recopilación, de análisis, de evaluación de alternativas, a veces de todos estos esfuerzos simultáneamente. Suele, al mismo tiempo, ser una herramienta para que otros se informen, de manera eficaz, de la naturaleza, alcances, y posibilidades de solución de un problema, evitando que cada uno que los responsables deban asumir la tarea de la investigación previa y el análisis de las opciones posibles.  El formato de un informe puede variar según los requerimientos de cada empresa; pero el más común incluye los siguientes aspectos:

Portada: contiene el nombre de la empresa o institución en la cual se realiza el trabajo, el nombre del trabajo, el nombre y el cargo del autor o de los autores, la fecha de emisión.

Exposición: esta es la parte en que se relata el trabajo efectuado, y cómo se hizo. Aquí se describe, si se considera importante, la terminología nueva, los datos tomados de otros autores, el equipo de trabajo, el método seguido y la información producida en esta investigación. Aquí encontrarán su lugar los mapas, los diagramas de organización, de proceso, etc.

Conclusiones: aquí caben las conclusiones del autor: en primer lugar lo que se deduce de los antecedentes reunidos, luego alguna crítica al trabajo ejecutado, alguna proposición de continuación, en fin, lo que pueda constituir recomendación o comentario.

Recomendaciones o Sugerencias: señalamientos claros y precisos sobre los correctivos que se deben tomar para mejorar la situación objeto del informe.

Anexos: todo el material complementario se dispone en anexos. Glosario, justificaciones teóricas, tablas de datos, y otros elementos que pueden obstaculizar la lectura del informe, quedan mejor en anexos.

                                                                             MODELO:

                                                   Informe dirigido al Gerente de Ventas de
                                                                    MELO Y CÍA, S.A.,
                                                    sobre Ventas de Implementos Agrícolas
                                                             en el interior de la República.

Presentado por: Humberto Tuñón.
                          Agente Viajero

EL PROBLEMA:
Como las estadísticas de ventas de la Empresa señalan una disminución bastante preocupante en las ventas de implementos agrícolas en el interior del país, la Gerencia de la Empresa me encomendó hacer la investigación necesaria e informar al Departamento de Ventas los resultados y algunas sugerencias para su solución.

ANÁLISIS:
En mi recorrido por los establecimientos comerciales de las cabeceras de provincias, he recibido numerosas quejas sobre la tardanza en los envíos de los pedidos.
    Algunos comerciantes de las ciudades de Chitré y David han comenzado a hacer pedidos a la competencia, precisamente a causa de la demora en la entrega de estos últimos meses y a que la competencia está ofreciendo un porcentaje mayor en las ventas de contado.  Estas circunstancias son bastante graves, ya que dichos clientes, a su vez, abastecen a otros comerciantes de comunidades cercanas.

CONCLUSIÓN:
    Creo que es evidente que la única forma de no seguir perdiendo clientes y de atraer nuevos compradores es tratando de ganarle a la competencia en servicios y ventajas sobre las ventas.

SUGERENCIAS:
Recomendamos hacer un estudio sobre los precios de nuestros artículos al crédito y al contado para buscar la manera de aumentar un poco los porcentajes de comisiones de ventas.
    Además, es urgente revisar y organizar el Departamento de Embarque y servicio de carga y transporte, de manera que estos servicios sean más dinámicos, ágiles y eficientes.


Humberto Tuñón
Agente Viajero

Panamá, 12 de julio de 2012.
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    EL CURRÍCULUM VITAE
Es un documento que contiene información sobre las acciones más sobresalientes e importantes de una determinada persona, en el campo educativo, profesional y/o laboral, proporcionada por ella misma.
La expresión ¨currículum vitae¨ es una frase latina que significa ¨recorrido de vida¨, por lo cual este documento viene a ser un testimonio esquematizado y resumido, de lo más trascendente que ha hecho una persona durante toda su vida.

CLASES:
Por presentarse con documentos sustentatorios o sin ellos:

1. Currículum vitae sin documentar:
En este currículum no se presentan los documentos que sustenten la información dada por la persona. Posteriormente si esta persona se gana la plaza para un cargo determinado deberá entregar la documentación probatoria correspondiente.

1.    Currículum vitae documentado:
Por el contrario al otro currículum, este si lleva la documentación que compruebe lo informado. Esta documentación, por lo general, se sustenta en copias fotostáticas simples.

Por su grado de complejidad:
a. Currículum vitae básico:
Es un documento simple, que mayormente corresponde a una persona que se inicia o que tiene una poca experiencia laboral. Comprenden los siguientes rubros:

                                           MODELO DE CURRÍCULUM VITAE BÁSICO

                                                             CURRÍCULUM VITAE

1. DATOS PERSONALES
1.1. Apellidos y Nombres: Méndez Figueroa, José Luis
1.2. Lugar y fecha de Nacimiento: Chicá - Chame, 12 de abril de 1988
1.3. Edad: 22 años
1.4. Documento de identidad : 4-578-9621
1.5. Estado Civil: Soltero
1.6. Domicilio: Av. Las Américas 145, Tocumen, Panamá
1.7. Teléfono referencial: 432-0765 (de mi tía Ruth Méndez)

2. ESTUDIOS REALIZADOS
1999-2003: Educación superior en el Instituto Superior Tecnológico "Simón Bolívar" de Panamá, especialidad de Electrónica.

3. EXPERIENCIA LABORAL
3.1. Entidad: EDELNOR S.A.
Cargo: Auxiliar de Electricista
Periodo: Del 01-04-2004 al 15-02-2004

3.2. Entidad: Importadora SHANG GAI S.A.
Cargo: Ayudante de Controlador
Periodo: Del 15-11-2002 al 15-02-2003

4. CAPACITACION
4.1. Seminario: "Avances Tecnológicos en los países del tercer mundo", Panamá, 20-22 de abril del 2004.
4.2. Curso: Ingles Básico I, en el ICPNA, Panamá, enero y febrero de 2003.

5. REFERENCIAS PERSONALES
5.1. Ing. Pedro Salazar Carrión, Gerente de Ventas de EDELNOR S.A., Panamericana Norte Km. 20,
Tel. 656-0765.
5.2. Prof. Jesús Mendoza, Director del Instituto Superior Tecnológico "Simón Bolívar", Av. La Marina 3424, La Perla, Calidonia, Tel. 234-5432.

Panamá, 15 de julio del 2011.

Actividades sugeridas:

1. Redacta documentos administrativos, utilizando las reglas y modelos estudiados en clase.